Näin onnistut ohjelmistopalvelun hankinnassa
Ohjelmistokumppanin valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa yrityksesi toimintaan ja kasvuun pitkälle tulevaisuuteen. Väärä valinta voi johtaa hukattuun budjettiin, viivästyneisiin aikatauluihin ja ratkaisuun, joka ei koskaan vastaa todellisia tarpeita. Oikea kumppani sen sijaan voi olla merkittävä tekijä liiketoiminnan kehittymisessä.
Tämä opas käy läpi keskeiset asiat, jotka kannattaa selvittää ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Läpikäytävät kohdat lyhyesti
1. Määrittele tarkasti, mihin tarkoitukseen olet ohjelmistopalvelua hankkimassa.
2. Selvitä, mikä on perimmäinen syy ohjelmiston hankinnalle?
3. Aseta realistinen budjetti ja huomioi myös piilokustannukset.
4. Arvioi mahdollisia ohjelmistokumppaneita monipuolisesti ennen päätöstä.
5. Mieti koko ohjelmiston elinkaarta jo hankintavaiheessa.
6. Sovi selkeät pelisäännöt yhteistyölle heti projektin alussa.
1. Määrittele, mikä on todellinen tarpeesi
Onnistunut projekti lähtee liikkeelle selkeästä ymmärryksestä siitä, mitä ollaan rakentamassa. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta usein hankintaprosessi alkaa epämääräisellä toiveella uudesta järjestelmästä ilman tarkempaa määrittelyä.
Kannattaa pohtia:
☐ Onko kyseessä yksinkertainen verkkosivusto vai
☐ monimutkainen tekninen järjestelmä?
☐ Rakennetaanko ratkaisua täysin uutena vai
☐ integroidaanko se olemassa oleviin järjestelmiin?
☐ Onko kyseessä kertaluontoinen projekti vai
☐ pitkäjänteinen kehityskumppanuus.
☐ Ketkä sitä käyttävät?
Hyvä kumppani auttaa näiden kysymysten selvittämisessä sen sijaan, että toteuttaisi suoraan sen, mitä pyydetään.
2. Kirkasta tavoitteesi: miksi ohjelmistoa oikeastaan tarvitset
Tarpeen määrittelyn rinnalla on yhtä tärkeää ymmärtää, miksi ohjelmistoa ollaan hankkimassa. Tämä auttaa sekä sinua että kumppaniasi tekemään oikeita päätöksiä koko projektin ajan.
Taustalla voi olla konkreettisen liiketoimintaongelman ratkaiseminen, sisäisten prosessien tehostaminen, asiakaskokemuksen parantaminen tai kokonaan uuden liiketoiminnan mahdollistaminen.
Jos tavoitteet ovat vielä hieman sumeat, se ei ole ongelma. Hyvä ohjelmistokumppani toimii myös sparrauskumppanina ja auttaa jäsentämään, mikä ratkaisu palvelisi parhaiten juuri teidän tilannettanne. Kannattaa suhtautua varauksella kumppaniin, joka tarjoaa valmiin ratkaisun kuulematta ensin tavoitteitasi kunnolla.
3. Aseta realistinen budjetti ja huomioi myös piilokustannukset
Laadukas ohjelmistopalvelu vaatii aikaa, osaamista ja resursseja, eikä halvin tarjous ole aina edullisin ratkaisu pitkällä aikavälillä. Budjetista kannattaa keskustella avoimesti kumppanin kanssa jo alkuvaiheessa, jotta vältytään yllätyksiltä myöhemmin.
Budjetissa on hyvä huomioida sekä alkuinvestoinnit että jatkuvat kustannukset. Alkuinvestointeihin kuuluvat tyypillisesti suunnittelu, määrittely, itse kehitystyö sekä mahdolliset lisenssit ja käyttöönottoon liittyvä koulutus. Jatkuvia kustannuksia puolestaan ovat ylläpito, tuki, hosting sekä myöhempi jatkokehitys.
Ohjelmiston kustannukset eivät pääty käyttöönottoon, vaan jatkuvat koko sen elinkaaren ajan. Olemme kirjoittaneet aiheesta tarkemmin artikkelissa Ohjelmistojen ylläpito: hinta ja sopimus, josta löytyy konkreettisia vinkkejä ylläpitosopimuksen sisältöön.
4. Arvioi mahdollisia kumppaneita huolellisesti
Kun tarpeet ja budjetti alkavat hahmottua, on aika arvioida, kenen kanssa projektia lähdetään toteuttamaan. Tässä vaiheessa kannattaa kiinnittää huomiota muuhunkin kuin hintaan.
On hyödyllistä selvittää, onko kumppanilla kokemusta vastaavista projekteista tai omalta toimialaltasi, ja voivatko he näyttää konkreettisia referenssejä. Yhtä tärkeää on ymmärtää, millainen heidän tapansa on kommunikoida ja raportoida projektin edistymisestä, sekä se, keskittyvätkö he pelkkään tekniikkaan vai ymmärtävätkö he laajemmin liiketoimintaasi.
Hyvä kumppani ei ainoastaan koodaa. Se ymmärtää liiketoimintasi tavoitteet ja osaa ehdottaa ratkaisuja, joita et itse ole välttämättä osannut ajatella. Kemioiden tulee myös toimia, sillä kyseessä on usein pitkäaikainen yhteistyö, jossa avoin ja rehellinen viestintä on avainasemassa.
5. Mieti koko ohjelmiston elinkaarta jo hankintavaiheessa
Yritykset saattavat keskittyä hankintavaiheessa pelkästään projektin toteutukseen ja unohtaa, että ohjelmiston elämä jatkuu käyttöönoton jälkeenkin.
On tärkeää selvittää jo etukäteen, kuka vastaa päivityksistä, tietoturvasta ja jatkokehityksestä käyttöönoton jälkeen.
Näihin kysymyksiin kannattaa hakea vastauksia jo hankintavaiheessa, jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä myöhemmin. Olemme käsitelleet aihetta laajemmin artikkelissa Ohjelmiston elinkaari hankintapäätöksen jälkeen.
6. Sovi yhteistyön pelisäännöistä
Viimeinen vaihe on selkeiden pelisääntöjen sopiminen. Näin vältetään väärinkäsityksiä ja varmistetaan, että projekti etenee sujuvasti alusta loppuun.
Sopimuksessa kannattaa määritellä, miten ja kuinka usein projektin etenemisestä raportoidaan, kuka tekee päätökset muutostilanteissa ja miten mahdollisia aikataulumuutoksia tai lisätöitä käsitellään. Myös projektin jälkeinen tukimalli on hyvä sopia jo etukäteen.
Selkeät pelisäännöt luovat luottamusta ja tekevät yhteistyöstä sujuvampaa koko projektin ajan.
Ohjelmistokumppanin valinta on investointi, joka kannattaa tehdä huolella
Kun tarpeet, tavoitteet ja budjetti ovat selkeät ja kumppani ymmärtää sekä liiketoimintaasi että teknistä toteutusta, projektilla on hyvät edellytykset onnistua.
Mielestämme paras lopputulos syntyy avoimesta yhteistyöstä: toimittaja kuuntelee tarpeitasi ja kertoo rehellisesti, jos jokin ratkaisu ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla.
Jos kaipaat tukea oman projektisi määrittelyyn tai haluat keskustella siitä, millainen ratkaisu palvelisi juuri teidän liiketoimintaanne, voit varata lyhyen tapaamisen tästä.
