Ohjelmiston elinkaari: mitä tapahtuu hankintapäätöksen jälkeen

Oh­jel­mis­ton han­kin­nan ja elin­kaa­ren vai­heet, jot­ka on hy­vä tie­dos­taa toi­mit­ta­jaa va­li­tes­sa

Oh­jel­mis­ton elin­kaa­ri voi­daan ja­kaa kar­keas­ti kuu­teen vai­hee­seen:

1. Ul­kois­tus­pää­tös

2. Han­kin­ta ja kil­pai­lu­tus

3. Käyt­töön­ot­to

4. Yl­lä­pi­to

5. Ke­hi­tys ja tek­ni­nen vel­ka

6. Uu­dis­ta­mi­nen tai ir­tau­tu­mi­nen

Kak­si en­sim­mäis­tä vai­het­ta ovat yri­tys­ten pää­tök­sen­teos­sa yleen­sä par­hai­ten tie­dos­sa. Nel­jä vii­meis­tä jää­vät usein vä­hem­mäl­le huo­miol­le, vaik­ka juu­ri niis­sä syn­ty­vät suu­rim­mat kus­tan­nuk­set ja ris­kit.

Ul­kois­tus­pää­tös: va­lin­ta jo­ta har­voin teh­dään sys­te­maat­ti­ses­ti

Mo­ni yri­tys pää­tyy ul­kois­ta­maan oh­jel­mis­to­ke­hi­tyk­sen il­man, et­tä vaih­toeh­toa, oman ke­hi­tys­tii­min ra­ken­ta­mis­ta, on oi­keas­ti pun­nit­tu rin­nal­la. Pää­tös syn­tyy usein re­surs­si­ti­lan­teen tai ai­ka­tau­lu­pai­neen pe­rus­teel­la, ei pit­kän ai­ka­vä­lin ana­lyy­sin.

Ta­lous­tie­tees­sä ul­kois­tus­pää­tös­tä ar­vioi­daan yleen­sä sil­lä, kuin­ka pal­jon yh­teis­työ vaa­tii val­von­taa ja koor­di­noin­tia suh­tees­sa sii­tä saa­ta­vaan hyö­tyyn. Jos toi­mit­ta­ja­suh­de vaa­tii jat­ku­vaa tark­kai­lua ja yk­si­tyis­koh­tais­ta oh­jaus­ta, ul­kois­ta­mi­sen hyö­ty pie­ne­nee. Jos toi­mit­ta­ja pys­tyy toi­mi­maan it­se­näi­ses­ti sel­keän ta­voit­teen suun­taan, ul­kois­ta­mi­nen kan­nat­taa yleen­sä pa­rem­min.

Käy­tän­nös­sä tä­mä tar­koit­taa, et­tä ul­kois­tus­pää­tös­tä kan­nat­taa ar­vioi­da yh­tä huo­lel­li­ses­ti kuin mi­tä ta­han­sa muu­ta in­ves­toin­tia. Ky­sy­mys ei ole vain sii­tä, on­ko yri­tyk­sel­lä osaa­mis­ta si­säl­lä, vaan myös sii­tä, kuin­ka pal­jon toi­mit­ta­jaa pi­tää val­voa ja oh­ja­ta ha­lu­tun tu­lok­sen saa­vut­ta­mi­sek­si.

Han­kin­ta ja kil­pai­lu­tus: mi­tä tar­jous­ver­tai­lu ei ker­ro

Kun ul­kois­tus­pää­tös on teh­ty, edes­sä on toi­mit­ta­jan ja rat­kai­sun va­lin­ta.

Ylei­sin on­gel­ma ei ole vää­rän toi­mit­ta­jan va­lin­ta, vaan se, et­tä tar­jouk­sia ei voi ai­dos­ti ver­ra­ta kes­ke­nään. Jos han­kin­nan koh­det­ta ei ole mää­ri­tel­ty riit­tä­vän tar­kas­ti, jo­kai­nen toi­mit­ta­ja tul­kit­see tar­peen omal­la ta­val­laan. Tar­jous­ten hin­tae­ro voi täl­löin ker­toa enem­män tul­kin­tae­rois­ta kuin toi­mit­ta­jien te­hok­kuu­des­ta. Hal­vin tar­jous on usein se, jos­sa on ym­mär­ret­ty vä­hi­ten – tai jos­sa on tie­toi­ses­ti jä­tet­ty eni­ten pois.

Han­kin­nan val­mis­te­luun: tar­peen kir­kas­ta­mi­seen, ta­voit­tei­den aset­ta­mi­seen ja rea­lis­ti­sen bud­je­tin mää­rit­te­lyyn kan­nat­taa va­ra­ta oma ai­kan­sa. Olem­me koon­neet nä­mä läh­tö­koh­dat eril­li­seen ar­tik­ke­liin: Ota nä­mä asiat huo­mioon oh­jel­mis­to­pal­ve­lun han­kin­nas­sa.

Käyt­töön­ot­to: vai­he jos­sa on­gel­mat en­sin nä­ky­vät

Käyt­töön­ot­to on het­ki, jol­loin suun­ni­tel­mat koh­taa­vat to­del­li­suu­den. Puut­teel­li­set vaa­ti­mus­mää­rit­te­lyt, in­te­graa­tio-on­gel­mat ja käyt­tä­jien to­tu­tut työ­ta­vat nouse­vat esiin juu­ri täs­sä vai­hees­sa.

Käyt­töön­ot­to ei ole vain tek­ni­nen suo­ri­tus. Se on myös pal­ve­lu­muo­toi­lun ky­sy­mys: mi­ten käyt­tä­jät ote­taan mu­kaan, mi­ten muu­tos vies­ti­tään ja mi­ten uusi työ­ta­pa juur­tuu osak­si ar­jen pro­ses­se­ja. Ku­kaan toi­mit­ta­ja ei ha­lua mark­ki­noi­da het­keä, jol­loin oma työ näyt­tää kes­ke­ne­räi­sel­tä, jo­ten juu­ri tä­hän vai­hee­seen kan­nat­taa va­ra­ta enem­män ai­kaa ja re­surs­se­ja kuin mi­tä tar­jous­vai­hees­sa yleen­sä ole­te­taan.

Yl­lä­pi­to: nä­ky­mä­tön bud­jet­ti­ri­vi

Kun jär­jes­tel­mä on käy­tös­sä, al­kaa yl­lä­pi­to. Yl­lä­pi­dol­la var­mis­te­taan, et­tä tuo­te tai pal­ve­lu py­syy toi­min­ta­ky­kyi­se­nä, op­ti­moi­tu­na ja tie­to­tur­val­li­se­na. Käy­tän­nös­sä se kat­taa laa­jem­man jou­kon teh­tä­viä kuin os­ta­ja usein olet­taa:

• in­fra­struk­tuu­rin tar­joa­mi­nen ja yl­lä­pi­to
• so­vel­lus­ten yl­lä­pi­to ja käyt­tä­jä­tu­ki
• var­muus­ko­pioin­ti ja pa­lau­tus­ten tes­taa­mi­nen
• suo­ri­tus­ky­vyn seu­ran­ta ja op­ti­moin­ti
• luo­tet­ta­vuu­den seu­ran­ta ja yl­lä­pi­to
• tie­to­tur­va­päi­vi­tyk­set ja riip­pu­vuuk­sien päi­vit­tä­mi­nen
• jat­ku­van in­tegroin­nin ja toi­mi­tuk­sen pro­ses­sien au­to­ma­ti­soin­ti
• pie­net muu­tok­set muut­tu­viin tar­pei­siin

Kaik­ki nä­mä mak­sa­vat, ja ne mak­sa­vat jo­ka vuo­si. Sil­ti yl­lä­pi­to jää usein han­kin­ta­pää­tök­sen var­joon: bud­je­toin­ti kes­kit­tyy ke­hi­tys­hin­taan, ja yl­lä­pi­to las­ke­taan vas­ta myö­hem­min, eril­li­se­nä ja usein aliar­vioi­tu­na erä­nä. To­del­li­suu­des­sa yl­lä­pi­to on jat­ku­va, vuo­sit­tain tois­tu­va ku­lue­rä, jo­ka ker­tyy ko­ko jär­jes­tel­män elin­kaa­ren ajan.

Toi­mi­vas­ta yl­lä­pi­dos­ta saa­ta­va hyö­ty on kui­ten­kin kon­kreet­ti­nen. Hy­vin hoi­det­tu yl­lä­pi­to las­kee uusien omi­nai­suuk­sien li­sää­mi­sen kus­tan­nus­ta, kos­ka poh­ja py­syy muu­tos­kel­poi­se­na. Se myös vä­hen­tää häi­riöis­tä ai­heu­tu­via kat­ko­ja ja nii­den lii­ke­toi­min­ta­vai­ku­tuk­sia. Huo­nos­ti hoi­det­tu yl­lä­pi­to te­kee päin­vas­toin: jo­kai­nen uusi omi­nai­suus mak­saa hie­man enem­män kuin edel­li­nen.

Toi­nen huo­mioi­ta­va asia on yl­lä­pi­to­so­pi­muk­sen hin­nan­ke­hi­tys. Jos so­pi­mus­ta ei kil­pai­lu­te­ta uu­del­leen, hin­ta voi nous­ta vuo­si vuo­del­ta il­man sel­ke­ää pe­rus­tet­ta. Tä­hän kan­nat­taa va­rau­tua jo so­pi­mus­vai­hees­sa so­pi­mal­la hin­noit­te­lu­pe­ri­aat­teis­ta ja tar­kis­tus­vä­leis­tä etu­kä­teen.

Kan­nat­taa myös tar­kis­taa, mi­tä so­vit­tu yl­lä­pi­to to­sia­sias­sa si­säl­tää. Ero "vi­ko­jen kor­jaa­mi­sen" ja yl­lä ku­va­tun ko­ko­nai­suu­den vä­lil­lä on kus­tan­nuk­sis­sa mer­kit­tä­vä, ei­kä se ai­na käy tar­jouk­ses­ta yk­si­se­lit­tei­ses­ti il­mi.

Tek­ni­nen vel­ka: syy mik­si pie­ni­kin muu­tos muut­tuu kal­liik­si

Jo­kai­nen oh­jel­mis­to ke­hit­tyy ajan myö­tä. Jo­kai­nen ai­ka­tau­lu­pai­neen al­la teh­ty no­pea rat­kai­su, jo­ka vaa­tii myö­hem­min kor­jaus­ta, syn­nyt­tää "vel­kaa" koo­diin.

Kä­si­te on tut­tu oh­jel­mis­to­ke­hit­tä­jil­le, mut­ta har­voin avat­tu lii­ke­toi­min­ta­päät­tä­jäl­le. Käy­tän­nös­sä tek­ni­nen vel­ka nä­kyy os­ta­jal­le yh­te­nä oi­ree­na: muu­tok­set, jot­ka ai­em­min oli­vat no­pei­ta ja edul­li­sia, muut­tu­vat vuo­sien var­rel­la hi­taam­mik­si ja kal­liim­mik­si. Syy ei usein­kaan ole huo­no ke­hit­tä­jä, vaan ker­ty­neet pi­ka­rat­kai­sut tai van­hen­tu­neet rat­kai­sut, joi­ta ei kos­kaan ole eh­dit­ty kor­ja­ta.

Tek­ni­nen vel­ka ei ole au­to­maat­ti­ses­ti huo­no asia. Jos­kus se on tie­toi­nen ja pe­rus­tel­tu va­lin­ta, esi­mer­kik­si kun tuo­te pi­tää saa­da mark­ki­noil­le no­peas­ti. On­gel­ma syn­tyy sil­loin, kun vel­kaa ei tun­nis­te­ta ei­kä sii­tä ker­ro­ta. Os­ta­jan kan­nat­taa ky­syä suo­raan, mi­ten tek­nis­tä vel­kaa seu­ra­taan ja ra­por­toi­daan osa­na yl­lä­pi­toa.

Uu­dis­ta­mi­nen tai ir­tau­tu­mi­nen: kak­si mah­dol­lis­ta pol­kua

Par­haas­sa ta­pauk­ses­sa oh­jel­mis­to ke­hit­tyy ja kas­vaa yri­tyk­sen mu­ka­na, jol­loin van­hen­tu­nei­ta osia kor­va­taan si­tä mu­kaa kun tar­ve syn­tyy ei­kä muu­tos kos­kaan kas­va eril­li­sek­si hank­keek­si. Toi­ses­sa ta­pauk­ses­sa muu­tos tu­lee ker­ta­ry­säyk­sel­lä: edes­sä on toi­mit­ta­jan vaih­to, uu­del­leen­ra­ken­nus tai siir­ty­mä toi­seen rat­kai­suun.

Kum­pi pol­ku to­teu­tuu, ei ole sat­tu­maa. Osa lau­kai­si­jois­ta on oman hal­lin­nan ul­ko­puo­lel­la: alus­tan tu­ki päät­tyy, toi­mit­ta­ja myy­dään, sään­te­ly muut­tuu. Osa on ko­ko­naan omis­sa kä­sis­sä: tek­ni­sen ve­lan ta­so, do­ku­men­taa­tion kun­to, oi­keu­det läh­de­koo­diin ja ark­ki­teh­tuu­rin muu­tos­ky­ky.

Sa­mat toi­met, joil­la ir­tau­tu­mi­seen va­rau­du­taan, vä­hen­tä­vät sen to­den­nä­köi­syyt­tä.

Jul­kis­hal­lin­non tar­kas­tuk­sis­sa on ha­vait­tu ta­pauk­sia, jois­sa van­has­ta jär­jes­tel­mäs­tä ei ole voi­tu ir­tau­tua, kos­ka läh­de­koo­din oi­keu­det ovat jää­neet ko­ko­naan toi­mit­ta­jal­le. Täl­löin yl­lä­pi­toa ei ole voi­tu edes kil­pai­lut­taa, ja ti­laa­ja on käy­tän­nös­sä jää­nyt yh­den toi­mit­ta­jan va­raan. Tä­mä ei ole poik­keus vaan tun­net­tu ris­ki, jo­ka voi­daan vält­tää so­pi­mal­la oi­keuk­sis­ta ja do­ku­men­taa­tios­ta jo han­kin­ta­vai­hees­sa.

Oi­keu­det ovat kui­ten­kin vain puo­let asias­ta. Vaik­ka läh­de­koo­di oli­si ti­laa­jan omai­suut­ta, ir­tau­tu­mi­nen voi ol­la haas­ta­vaa, jos do­ku­men­taa­tio­ta ei ole tai in­te­graa­tio­pis­tei­tä ei ole ku­vat­tu. Uusi toi­mit­ta­ja jou­tuu täl­löin sel­vit­tä­mään jär­jes­tel­män toi­min­ta­lo­gii­kan koo­dis­ta kä­sin, ja se mak­saa. Täs­tä syys­tä do­ku­men­taa­tio­vaa­ti­mus kan­nat­taa kir­ja­ta so­pi­muk­seen yh­tä täs­mäl­li­ses­ti kuin oi­keu­det­kin, ja mie­lui­ten niin, et­tä do­ku­men­taa­tio päi­vit­tyy yl­lä­pi­don yh­tey­des­sä ei­kä vas­ta yh­teis­työn päät­tyes­sä.

Ir­tau­tu­mi­sen to­del­li­nen hin­ta ei ole vain mah­dol­li­nen so­pi­mus­sak­ko. Sii­hen kuu­luu tie­don ja do­ku­men­taa­tion siir­to, uu­den toi­mit­ta­jan pe­reh­dy­tys ja usein myös rin­nak­kais­käyt­tö­jak­so, jon­ka ai­ka­na mo­lem­mat jär­jes­tel­mät pyö­ri­vät yh­tä ai­kaa. Nä­mä kus­tan­nuk­set jää­vät hel­pos­ti huo­maa­mat­ta, kun­nes ti­lan­ne on jo kä­sil­lä.

Mik­si ko­ko ket­ju kan­nat­taa näh­dä yh­te­nä ko­ko­nai­suu­te­na

Nä­mä vai­heet ei­vät ole toi­sis­taan ir­ral­li­sia. Ul­kois­tus­pää­tök­sen ai­ka­na teh­dyt va­lin­nat vai­kut­ta­vat sii­hen, mil­lai­sek­si yl­lä­pi­to muo­dos­tuu. Käyt­töö­no­tos­sa syn­ty­neet in­te­graa­tiot ja nii­den do­ku­men­taa­tio mää­rit­tä­vät, kuin­ka hel­pos­ti jär­jes­tel­mää voi myö­hem­min ke­hit­tää. Yl­lä­pi­don ai­ka­na syn­tyy tek­nis­tä vel­kaa, jos ai­ka­tau­lu­pai­neet oh­jaa­vat pää­tök­siä. Ker­ty­nyt vel­ka puo­les­taan mää­rit­tää, kuin­ka help­poa tai vai­ke­aa ir­tau­tu­mi­nen lo­pul­ta on.

Kun ko­ko ket­ju näh­dään yh­te­nä ko­ko­nai­suu­te­na, mo­ni myö­hem­min kal­lis yl­lä­tys voi­daan en­na­koi­da jo han­kin­ta­vai­hees­sa. Tä­mä ei tar­koi­ta, et­tä kaik­kea pi­täi­si osa­ta etu­kä­teen. Se tar­koit­taa, et­tä oi­keat ky­sy­myk­set kan­nat­taa esit­tää ajois­sa, ei vas­ta sil­loin kun on­gel­ma on jo edes­sä.

Mi­tä kan­nat­taa sel­vit­tää en­nen so­pi­muk­sen al­le­kir­joit­ta­mis­ta

Muu­ta­ma ky­sy­mys, jo­ka kan­nat­taa käy­dä lä­pi jo en­nen kuin so­pi­mus al­le­kir­joi­te­taan:

Ku­ka omis­taa läh­de­koo­din ja do­ku­men­taa­tion? Tä­mä rat­kai­see, kuin­ka va­paas­ti jär­jes­tel­mää voi myö­hem­min ke­hit­tää tai siir­tää toi­sel­le toi­mit­ta­jal­le.

Mi­tä yl­lä­pi­to tar­kal­leen si­säl­tää? Kat­taa­ko se pel­kän vir­hei­den kor­jauk­sen vai myös in­fra­struk­tuu­rin, var­muus­ko­pioin­nin pa­lau­tus­tes­tauk­si­neen, tie­to­tur­va­päi­vi­tyk­set ja suo­ri­tus­ky­vyn seu­ran­nan?

Mi­ten yl­lä­pi­don hin­noit­te­lu ke­hit­tyy ajan myö­tä? So­pi­muk­ses­ta kan­nat­taa löy­tyä sel­keät pe­ri­aat­teet hin­nan­ko­ro­tuk­sil­le, ei vain läh­tö­hin­ta.

Mi­hin jär­jes­tel­miin in­tegroi­du­taan ja ku­ka vas­taa nii­den ra­ja­pin­nois­ta? Jos in­te­graa­tion toi­nen pää on kol­man­nen os­a­puo­len hal­lus­sa, kan­nat­taa so­pia etu­kä­teen, ke­nen vas­tuul­la vii­väs­tyk­set ja muu­tok­set ovat.

Mi­ten tek­ni­ses­tä ve­las­ta ra­por­toi­daan? Jos toi­mit­ta­ja ei osaa vas­ta­ta tä­hän ky­sy­myk­seen, se on it­ses­sään tie­to.

Mi­tä ir­tau­tu­mi­nen käy­tän­nös­sä vaa­ti­si? Tie­don­siir­to, do­ku­men­taa­tio ja mah­dol­li­nen rin­nak­kais­käyt­tö kan­nat­taa käy­dä lä­pi pe­ri­aat­teen ta­sol­la jo en­nen kuin nii­tä tar­vi­taan.

Näi­hin ky­sy­myk­siin vas­taa­mi­nen ei ta­kaa on­gel­ma­ton­ta han­ket­ta. Se kui­ten­kin siir­tää useim­mat isot yl­lä­tyk­set sin­ne, mis­sä nii­hin on vie­lä help­po vai­kut­taa: neu­vot­te­lu­pöy­tään, ei kol­me vuot­ta myö­hem­min syn­ty­nee­seen krii­siin.